Eine klassische Software zur Schutzrechtsverwaltung erleichtert die Administration von Patenten, Marken und Designs. Modernes IP-Management verlangt jedoch mehr: Die nahtlose Einbindung aller Stakeholder im Innovations- und Entscheidungsprozess.

Effektives IP Management ist eine Herausforderung

Eines der wichtigsten Unternehmenskapitale ist das geistige Eigentum (= Intellectual Property, IP). Es kommt in den verschiedensten Formen vor und ist nicht weniger wert als materielle Güter. Sei es ein Patent, ein Design oder eine Marke – diese Rechte benötigen nicht nur Schutz, ihr langfristiger Wert ist auch von einem gut durchdachten Management abhängig. Modernes Innovations- und IP Management verlangt daher die effektive und transparente Einbindung aller Beteiligter entlang der Wertschöpfungskette. Erfinder, R&D, Marketing und Management werden integriert, um auf Basis einer IP Strategie ein Schutzrechtsportfolio aufzubauen und nachhaltig zu gestalten.

Das ist heute jedoch oft mühsam, denn klassische Patent- und Markenverwaltungssysteme fokussieren auf die effiziente Abarbeitung interner und administrativer Prozesse einer Patent- oder Markenabteilung. So ist es für die Schutzrechtsabteilung sehr zeitaufwändig die notwendigen Informationen für die Beteiligten aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Oft werden dann die von Natur aus schwer verdaulichen Inhalte suboptimal durch das Unternehmen geschleust. Die Lust, an diesem Gestaltungsprozess aktiv mitzuwirken, hält sich in Grenzen. Das Unternehmen kann sein Potenzial nicht schöpfen.

Das IP Management System für die gesamte Wertschöpfungskette

Mit IP Now hat die GSI Office Management GmbH ein modernes IP Management System entwickelt, das genau diese für die erfolgreiche und schnelle Umsetzung einer IP Strategie kritischen Aspekte adressiert. IP Now bietet die klassischen Verwaltungsfunktionen und kann zusätzlich alle Beteiligten jederzeit medienbruchfrei und gezielt in den Innovations‑, Entscheidungs- und Umsetzungsprozess integrieren.

Die Kollaborationsplattform vereinfacht den organisationsübergreifenden Informationsaustausch zu Ideen, Erfindungen, Schutzrechten und kompletten Portfolien in allen Phasen. Spezielle Portale für ausgewählte Business-Prozesse können gezielt Informationen aus dem Kernsystem für unterschiedliche Nutzer und Nutzergruppen außerhalb der Patentabteilung bereitstellen. Entscheidungen können von allen Beteiligten direkt dokumentiert werden. Kommunikation erfolgt einfach und in Echtzeit innerhalb des Systems über Chat und Aufgabenzuweisung. Über Portale können auch externe Dienstleister wie Kanzleien oder Rechercheanbieter direkt eingebunden werden. Der Versand von E‑Mails und die Rückführung deren Inhalts in das Kernsystem kann in diesen Prozessen damit vollkommen entfallen.

Das Thema Schutzrechte ist und bleibt komplex. Mit einem IP Management System wie IP Now der GSI Office Management GmbH ist es aber möglich die Information transparent und fokussiert für die jeweilige Gruppe aufzubereiten und zu verteilen. Für alle Führungs- und Entscheiderebenen stehen zum gewünschten Zeitpunkt aussagekräftige und aufbereitete Daten in zur Verfügung. Eine Patentstrategie effizient zu verfolgen und im gesamten Team effektiv zu optimieren gestaltet sich damit viel einfacher und macht Spaß.

Moderne IT-Technologie für das Management wichtiger Assets

IP Now ist ein webbasiertes, flexibles und modulares IP Management System. Es gewährleistet höchste Sicherheit sowie alle notwendigen Funktionen für eine effiziente, weltweite Zusammenarbeit rund um die Bearbeitung und Verwaltung der Schutzrechte von Marken, Patenten und Designs. Die Nutzer brauchen nur einen Webbrowser und eine Software zur Dokumentenbearbeitung wie beispielsweise Word und sind damit über Web überall und jederzeit arbeitsfähig. Die Kommunikation läuft verschlüsselt ab; optional steht auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit zur Verfügung

Zeitgemäßes IP Management ist notwendig, aber anspruchsvoll und mühsam. Spezialisierte Anbieter können helfen. Die Zusammenführung der Daten ist aber auch im digitalen Zeitalter noch eine Herausforderung für jedes Unternehmen und jede Kanzlei. Integration verschiedener Dienste über Web-Services schafft Abhilfe.

Klassische Schutzrechtsverwaltung reicht nicht mehr aus

Klassische Verwaltungssysteme für Patente, Marken und Designs legen den Fokus auf Standardprozesse wie Pflege und Bearbeitung bibliografischer Daten sowie die Erzeugung von Fristen und Korrespondenzschreiben. Sie unterstützen damit die Kernprozesse einer Patentabteilung. Darüber hinaus werden für modernes IP Management jedoch vielfältige externe IP-Dienste und ‑Systeme benötigt, die beispielsweise zur Überwachung der Fremdschutzrechte, zur Recherche oder zur Anmeldung und Zahlung von Schutzrechten in anderen Ländern dienen.

Die Daten aus solchen Tools werden heute oft noch mühsam über eine manuelle Datenpflege oder Dokumentenablage in das Kernsystem übertragen. Diese Prozesse sind nicht nur mit einem unnötig hohen Aufwand, sondern auch mit einer starken Fehleranfälligkeit verbunden. Zur Verbesserung werden oft Import/Export Schnittstellen entwickelt, die kostenintensiv und wartungsaufwändig sind.

Es ist also Zeit für eine Intellectual Property Software, die all diese Dienste und Systeme nativ integriert.

Ein IP Ökosystem entsteht

Mit der webbasierten Intellectual Property Software IP Now hat die GSI Office Management GmbH die Basis für eine integrierte Lösung geschaffen. IP Now ist im Kern ein System für die moderne Verwaltung von Patenten, Marken und Designs. Es verfügt über die klassischen Funktionen mit Akten, automatischen Fristen und Dokumenten. Hinzu kommen moderne Kollaborationstools wie Chat, Aufgaben und Benachrichtigungen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation der Anwender effizienter und einfacher gestalten.

Der Clou an IP Now ist jedoch die moderne Architektur, die alle Funktionen im System über miteinander vernetzte Apps zur Verfügung stellt. Dies ermöglicht auch die nahtlose Integration von anderen Web-Service Providern. Ihre Dienste und Daten können aus IP Now über integrierte Apps heraus direkt aufgerufen werden. Relevante Daten und Arbeitsergebnisse werden über den Webservice nach IP Now übertragen. Damit steht den Anwendern aus einem System heraus jederzeit das breite Spektrum der speziellen IP Tools zur Verfügung.

Die Apps entstehen in Zusammenarbeit zwischen GSI und ihren Partnern und werden in IP Now für die Anwender bereitgestellt. IP Service Anbieter können ihre Apps auch selbst entwickeln. Mit Morningside IP hat GSI bereits einen Partner, der diesen Weg erfolgreich beschritten hat. So entsteht ein Intellectual Property Ökosystem unabhängiger Anbieter, das die vielfältigen Anforderungen der Anwender optimal unterstützt und damit die Effektivität und Effizienz im IP Management steigert.

Eine klassische Software zur Schutzrechtsverwaltung erleichtert die Administration von Patenten, Marken und Designs. Modernes IP-Management verlangt jedoch mehr: Kommunikation, Kollaboration und Verfügbarkeit.

Standardlösungen für die Patentverwaltung können viel, aber nicht alles

IP-Organisationen arbeiten mit einer großen Zahl häufig wiederkehrender administrativer Prozesse, weshalb die Verantwortlichen gern zu hochspezialisierten Lösungen greifen, die genau diese Prozesse optimal unterstützen. Neben der Verwaltung bibliografischer Daten von Schutzrechten ist auch die Erzeugung von Fristen und verschiedensten individuellen Formschreiben – inklusive der automatischen Übertragung der Daten aus dem System in die Korrespondenz – ein zentraler Bestandteil solcher Lösungen. Eine Vielzahl von Schnittstellen zu Patentämtern und IP-Dienstleistern stehen in nahezu allen Verwaltungssystemen zur effizienten Bewältigung der administrativen Abläufe zur Verfügung.

Oft wird dabei jedoch die Unterstützung der organisationsinternen Kommunikation und der individuellen Arbeit mit der elektronischen Akte vernachlässigt. Gerade hier gilt es aber den Fokus zu setzen, wenn die digitale Transformation erfolgreich sein soll. Sonst wird es bei Papierakten, Post-its und multiplen Versionen von Dokumenten auf persönlichen Laufwerken bleiben und die digitale Akte stirbt bereits in statu nascendi. 

Zeitgemäße Kommunikation in vollständig elektronischen Akten

Mit IP Now hat die GSI Office Management GmbH ein modernes IP-Management-System entwickelt, das zusätzlich zu den Standardfunktionen einer Patentverwaltungssoftware genau diese für den Erfolg der Digitalisierung kritischen Aspekte adressiert. IP Now bietet die klassischen Verwaltungsfunktionen in Kombination mit modernen Arbeitsmethoden und zeitgemäßer Infrastruktur. Das integrierte Aufgabenmanagement ersetzt den Post-it und unterstützt arbeitsteilige Prozessabläufe. Die Aufgaben sind nach Nutzer und Status übersichtlich als Kanban oder Timeline dargestellt und direkt mit den notwendigen Akten und Dokumenten verknüpft. Eine integrierte Chat Funktion, mit der Möglichkeit mehrere Teilnehmerkreise pro Akte oder Dokument zu definieren, unterstützt die interne Kommunikation. Auch ohne E‑Mail können mehrere Beteiligte im Chat Fragen und Entscheidungen innerhalb von IP Now in Echtzeit klären und dauerhaft dokumentieren. Dank einer übersichtlichen App-Struktur und einer Volltextsuche finden die Nutzer dabei einfach die notwendigen Daten und Dokumente. Im Dokument selbst führen Bookmarks die Nutzer schnell zu den relevanten Passagen. Hinzu kommt ein integriertes Dokumenten-Management-System mit automatischer E‑Mail Zuordnung, Multi-Upload und Versionierung für die sichere Pflege der elektronischen Akte.