Eine klas­si­sche Soft­ware zur Schutz­rechts­ver­wal­tung erleich­tert die Admi­nis­tra­ti­on von Paten­ten, Mar­ken und Designs. Moder­nes IP-Manage­ment ver­langt jedoch mehr: Kom­mu­ni­ka­ti­on, Kol­la­bo­ra­ti­on und Verfügbarkeit.

Stan­dard­lö­sun­gen für die Patent­ver­wal­tung kön­nen viel, aber nicht alles

IP-Orga­ni­sa­tio­nen arbei­ten mit einer gro­ßen Zahl häu­fig wie­der­keh­ren­der admi­nis­tra­ti­ver Pro­zes­se, wes­halb die Ver­ant­wort­li­chen gern zu hoch­spe­zia­li­sier­ten Lösun­gen grei­fen, die genau die­se Pro­zes­se opti­mal unter­stüt­zen. Neben der Ver­wal­tung biblio­gra­fi­scher Daten von Schutz­rech­ten ist auch die Erzeu­gung von Fris­ten und ver­schie­dens­ten indi­vi­du­el­len Form­schrei­ben – inklu­si­ve der auto­ma­ti­schen Über­tra­gung der Daten aus dem Sys­tem in die Kor­re­spon­denz – ein zen­tra­ler Bestand­teil sol­cher Lösun­gen. Eine Viel­zahl von Schnitt­stel­len zu Patent­äm­tern und IP-Dienst­leis­tern ste­hen in nahe­zu allen Ver­wal­tungs­sys­te­men zur effi­zi­en­ten Bewäl­ti­gung der admi­nis­tra­ti­ven Abläu­fe zur Verfügung.

Oft wird dabei jedoch die Unter­stüt­zung der orga­ni­sa­ti­ons­in­ter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on und der indi­vi­du­el­len Arbeit mit der elek­tro­ni­schen Akte ver­nach­läs­sigt. Gera­de hier gilt es aber den Fokus zu set­zen, wenn die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on erfolg­reich sein soll. Sonst wird es bei Papier­ak­ten, Post-its und mul­ti­plen Ver­sio­nen von Doku­men­ten auf per­sön­li­chen Lauf­wer­ken blei­ben und die digi­ta­le Akte stirbt bereits in sta­tu nascendi.

Zeit­ge­mä­ße Kom­mu­ni­ka­ti­on in voll­stän­dig elek­tro­ni­schen Akten

Mit IP Now hat die GSI Office Manage­ment GmbH ein moder­nes IP-Manage­ment-Sys­tem ent­wi­ckelt, das zusätz­lich zu den Stan­dard­funk­tio­nen einer Patent­ver­wal­tungs­soft­ware genau die­se für den Erfolg der Digi­ta­li­sie­rung kri­ti­schen Aspek­te adres­siert. IP Now bie­tet die klas­si­schen Ver­wal­tungs­funk­tio­nen in Kom­bi­na­ti­on mit moder­nen Arbeits­me­tho­den und zeit­ge­mä­ßer Infra­struk­tur. Das inte­grier­te Auf­ga­ben­ma­nage­ment ersetzt den Post-it und unter­stützt arbeits­tei­li­ge Pro­zess­ab­läu­fe. Die Auf­ga­ben sind nach Nut­zer und Sta­tus über­sicht­lich als Kan­ban oder Time­line dar­ge­stellt und direkt mit den not­wen­di­gen Akten und Doku­men­ten ver­knüpft. Eine inte­grier­te Chat Funk­ti­on, mit der Mög­lich­keit meh­re­re Teil­neh­mer­krei­se pro Akte oder Doku­ment zu defi­nie­ren, unter­stützt die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on. Auch ohne E‑Mail kön­nen meh­re­re Betei­lig­te im Chat Fra­gen und Ent­schei­dun­gen inner­halb von IP Now in Echt­zeit klä­ren und dau­er­haft doku­men­tie­ren. Dank einer über­sicht­li­chen App-Struk­tur und einer Voll­text­su­che fin­den die Nut­zer dabei ein­fach die not­wen­di­gen Daten und Doku­men­te. Im Doku­ment selbst füh­ren Book­marks die Nut­zer schnell zu den rele­van­ten Pas­sa­gen. Hin­zu kommt ein inte­grier­tes Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem mit auto­ma­ti­scher E‑Mail Zuord­nung, Mul­ti-Upload und Ver­sio­nie­rung für die siche­re Pfle­ge der elek­tro­ni­schen Akte.